Donderdag 26 september 2024 van 14.00 – 15.00 uur
Locatie: Cinecitta, Tilburg
Aanwezige bestuursleden
Ans van de Loo (voorzitter), Annelieze van Roosmalen (secretaris), Lia van der Heiden (penningmeester), Ella Scherpenisse, Fien Kollau en Liesbeth van de Wouw
Aanwezig: 40 leden
Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Ze geeft aan verrast te zijn dat de opkomst hoger uitvalt dan het aantal inschrijvingen dat gedaan is voor deze vergadering. Dat betekent dat zelfs leden gekomen zijn die zich niet hadden ingeschreven.
Verslag algemene vergadering 2023
Zonder wijzigingen vastgesteld en wordt ondertekend door voorzitter en secretaris.
Mededelingen
Per 1 juli 2024 was het ledenaantal 241.
Coby Marskamp is in november 23 overleden en Lizzy Heijmans is deze maand overleden. Ter nagedachtenis aan beide dames wordt een minuut stilte gehouden.
Dit jaar hebben zich 34 leden uitgeschreven. Er wordt nooit gevraagd naar de reden van opzegging maar we horen weleens dat iemand weinig gebruik gemaakt heeft van het lidmaatschap. Het komt ook voor dat iemand zich aanmeldt en dan weer vrij snel afmeldt. Opvallend is dat van de 34 leden die hebben opgezegd er 15 nog geen 2 jaar lid waren.
Er hebben zich afgelopen jaar 52 nieuwe leden aangemeld maar recent zijn er nog 20 nieuwe aanmeldingen bijgekomen. Het is de eerste keer na corona dat het Vrouwengilde is gegroeid. We zitten nog niet aan het aantal van voor corona. Er waren toen bijna 300 leden. Maar zoals beschreven staat in de toekomstvisie hanteren we nu max. 250 leden. Dit aantal is nu overschreden en voor het eerst is er een wachtlijst.
Door een lid is onlangs gevraagd om de namen van de nieuwe leden te vermelden op de algemene vergadering. Dat is al jaren niet meer gebruikelijk bovendien vergt 52 namen noemen ook te veel tijd. Wel wordt gevraagd of er nieuwe leden in de vergadering aanwezig zijn. Dit zijn 6 dames en zij stellen zich even voor.
Er waren dit jaar veel minder inschrijvingen bij de cursussen. Dat leidde er toe dat we in het komende verenigingsjaar met de cursus Biologie stoppen en de cursus Literatuur van 5 naar 4 bijeenkomsten inkorten.
De lezingen werden goed bezocht en de gekozen onderwerpen werden goed ontvangen. De excursies hadden een goede waardering en voldoende belangstelling. De musea was wisselend in inschrijving maar werden erg positief ontvangen. De culturele club had 3 volgeboekte groepen.
Aangezien de kerstviering in de Harmonie niet helemaal aan onze verwachtingen voldeed, zijn we op zoek gegaan naar een andere locatie. De keuze is gevallen op het Mercure Hotel.
De nieuwjaarbijeenkomst was voor de 1e keer in Cinecitta, werd druk bezocht en er hing een goede sfeer.
De jaarafsluiting in het Witte Kasteeltje in Loon op Zand was gezellig met veel enthousiaste leden.
Thuislocatie:
Cinecitta was afgelopen jaar voor het eerst onze thuislocatie. Het is een vooruitgang omdat Cinecitta zich in het centrum van Tilburg bevindt en de faciliteiten die aangeboden worden optimaal zijn. Vanuit de leden vernamen we ook overwegend positieve geluiden.
De zaalhuur is hoger dan voorheen, maar een goede sfeer en tevreden leden zijn erg belangrijk. Het betekent wel dat we interen op het verenigingskapitaal. Meer daarover bij het financieel verslag van de penningmeester.
Algemeen:
AVG:
Vorig jaar is aangegeven dat we binnen de privacywetgeving een versoepeling wilden. Alle leden hebben een mail ontvangen waarin toestemming gevraagd werd wel of geen telefoonnummer en/of foto te vermelden achter de naam op de deelnemerslijst. Dertig personen hebben aangegeven dit niet te willen. De aanpassing is gedaan in het systeem en voortaan zijn de gevraagde gegevens te zien in mijn VGT op de deelnemerslijst. Voor degenen met bezwaren wordt slechts de naam vermeld. Iedereen kan te allen tijde de zichtbaarheid van de gegevens aan laten passen.
Ruilen onderling:
Via de mail is doorgegeven dat we dit jaar als proef ‘ruilen onderling’ gaan toestaan. Er was zo nu en dan al sprake van illegaal ruilen en om dit te voorkomen wordt het nu vrijgegeven. De voorwaarden hiervan zijn: ruilen kan alleen met een lid van de vereniging. Kosten van de activiteit wordt onderling geregeld. Als er een wachtlijst is dan is het verzoek om deze leden als eerste te benaderen mits er een telefoonnummer vermeld staat. Vervolgens geeft degene die in jouw plaats komt, bij deelname aan de activiteit de ruiling door aan de gastvrouw.
Wanneer er niemand is om mee te ruilen dan blijft de gang van zaken zoals nu gebruikelijk is.
Activiteiten:
De inschrijvingen voor het komende jaar lopen goed. Er zijn inmiddels wachtlijsten bij lezingen, excursies en de culturele club. Benadrukt wordt om af te melden wanneer niet deelgenomen kan worden. Belangrijk is ook om de annuleringsdatum in de gaten te houden en af te melden via de mail en/of bij de gastvrouw. Voorkeur heeft de mail.
Dankwoord aan de vrijwilligers
De voorzitter benoemt iedereen die het afgelopen jaar inzet heeft getoond voor het VGT. Zij bedankt hen allemaal hartelijk voor alle ondersteuning. Zonder deze vrijwilligers is het niet mogelijk om de vereniging draaiende te houden.
Algemeen jaarverslag door de secretaris
Onlangs hebben alle leden per mail het jaarverslag secretaris toegestuurd gekregen. De voorzitter heeft in haar mededelingen inhoudelijk al het een en ander verteld wat ook in het verslag te lezen is. De secretaris vraagt of er nog op- of aanmerkingen zijn op haar jaarverslag.
Er wordt gevraagd waar je de wachtlijst kunt vinden bij onderling ruilen.
Bij een activiteit staan de deelnemers vermeld. De deelnemers op een wachtlijst staan daar ook bij.
Zonder op- en/of aanmerkingen wordt het verslag vastgesteld en voor akkoord getekend door het bestuur.
Financieel jaarverslag door de penningmeester
Financieel verslag 2023-2024
Het afgelopen verenigingsjaar is met een negatief saldo € 1.400,01 afgesloten. De penningmeester licht het toe aan de aanwezigen.
Begroting 2024-2025
De begroting wordt door de penningmeester toegelicht. Belangrijk om te melden is dat de tekorten op de begroting gedekt worden door de reserves die we hebben. Voor alsnog is het ook niet nodig om de contributie te verhogen.
Verslag kascommissie bestaande uit: Christien Kolsteren en Maria Gerbranda
Christien Kolsteren heeft zich vanwege omstandigheden moeten afmelden voor de kascommissie. Rietje Toonen, reserve voor de kascommissie heeft samen met Maria Gerbranda de kas gecontroleerd bij de penningmeester aan huis op 17 september j.l. Ze hebben de boekhouding op orde bevonden en er heeft een ondertekening hiervan plaatsgevonden. Zij stellen de vergadering voor om de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen. De aanwezigen gaan akkoord en Maria Gerbranda complimenteert de penningmeester en bedankt het bestuur voor het verlenen van hun diensten.
Benoeming kascommissie voor 2024-2025 inclusief reserve kascommissie:
Maria Gerbranda en Kiek Boelaars zijn bereid de kas volgend jaar te controleren. Lucky Methorst is reserve kascommissie.
Bestuursleden
Herbenoeming Annelieze van Roosmalen
Annelieze heeft een periode van 4 jaar erop zitten in het bestuur en heeft zich voor een nieuwe periode herkiesbaar gesteld.
De aanwezigen zijn positief over de verlenging in het bestuur.
De voorzitter geeft aan dat het bestuur nog steeds naarstig op zoek is naar bestuursleden. Er is sprake van enige urgentie, want we zijn nu voltallig maar in 2026 komt de functie van voorzitter vacant en vanaf dat moment zullen jaarlijks functies vacant komen. Het is van belang voor de voortgang van het Vrouwengilde, dat nieuwe bestuursleden tijdig ingewerkt kunnen worden.
Rondvraag en sluiting
De vragen die gesteld werden, zijn beantwoord.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering, en we gaan op informele wijze verder met een drankje en een lekkere bitterbal.